E-Mail Archivierung ist Pflicht!

Sehr häufig wird über die Umsetzungen der GoBD gesprochen. Dabei gilt die GoBD schon seit längerem. Seit dem 1. Januar 2017 ist es für jedes Unternehmen Pflicht, die Führung und Aufbewahrung der digitalen Geschäftskorrespondenz umgesetzt, und eine revisionssichere E-Mail Archivierung im Einsatz zu haben.

In den GoBD heißt es unter anderem:

„Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege)…….  So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.“

Viele Unternehmen haben diesen Punkt – einer von vielen aus den Bedingungen der GoBD – noch nicht umgesetzt. Häufig werden die Kosten oder rechtliche Hürden als Gründe genannt. Die sbt solutions GmbH hat sich dem Thema und den Herausforderungen angenommen und berät Interessenten und Kunden. Im Nachgang von bereits erfolgten Projekten führten die Kunden an, dass die Kosten weit niedriger waren als vorab angenommen und sich durch die fachkundige Beratung der sbt solutions GmbH auch die rechtlichen Hürden aufgelöst haben.

Lösung zur E-Mail Archivierung

Die von der sbt solutions GmbH empfohlene E-Mail Archivierung ist unabhängig vom verwendeten E-Mail Server einsetzbar. Es kann ein Exchange Server oder ein anderes Groupware System sein, wie zum Beispiel Lotus Domino oder Tobit. Die wirtschaftlichen Vorteile sind zum Beispiel:

• Single Instance Speicherung
• Vorhandene Mailserver werden um bis zu 80% entlastet
• Backupzeiten verkürzen sich

Weitere Informationen zur von der sbt solutions GmbH verwendeten und empfohlenen Lösung sind in unserem Blogeintrag „E-MAIL ARCHIVIERUNG EINFACH GEMACHT“ hier zu lesen.

Gerne beraten wir auch Sie und unterstützen Sie bei der Umsetzung der GoBD Anforderungen. Nutzen Sie unser Kontaktformular oder rufen Sie uns unter 0 40 32 59 64 38 0 an.